Vakantie checklist

Agenda

• Noteer je vakantie in je agenda,
  • Noteer in de Titel tot en met wanneer je vakantie hebt 
  • zet het veld 'Weergeven als' op 'Niet aanwezig'

Automatisch antwoord bij afwezigheid

Stel in Outlook een automatisch antwoord in voor iedereen die je een email stuurt. Je kunt een afzonderlijke tekst maken voor collega's en externen. Als er een collega is die je vervangt, vermeld dit dan in je bericht.

Hoe doe je dit?

• Klik in Outlook op Bestand (links bovenaan je scherm)
• Kies voor Automatische antwoorden
• Zet automatische antwoorden verzenden aan
• Geef je vakantieperiode aan
• Bedenk een tekst voor zowel intern als extern waar uit duidelijk blijkt wie jou vervangt of wanneer je wel weer bereikbaar bent.

Voicemailbericht instellen

Tijdens je afwezigheid kun je een aangepast afwezigheidsbericht laten horen aan de beller, waar in je bijvoorbeeld vermeld wanneer je weer bereikbaar bent, wie jouw taken over neemt of dat ze een mail kunnen sturen naar ....

Hoe stel je dat in?

• Ga in Teams naar Instellingen (3 puntjes rechts bovenaan je scherm en kies Instellingen) 
• Ga naar Gesprekken, scroll naar beneden
• Klik op 'Voicemail buiten kantoor beheren'
• Vink aan: 'Wanneer automatische antwoorden in Outlook zijn ingeschakeld' 
• Pas de tekst van 'Uw aangepaste begroeting' aan
• Klik op Opslaan

Schakel je Teams-nummer door naar ...

Als tijdens je vakantie je inkomende gesprekken altijd aangenomen kunnen worden door een collega, dan kun je er ook voor kiezen om je Teams nummer direct door te schakelen naar die collega. Op dezelfde manier kun je de inkomende gesprekken ook doorschakelen naar het groepsnummer van je vakgroep (indien beschikbaar) of direct doorschakelen naar je voicemail.

Hoe doe je dat?

• Ga in Teams naar Instellingen (3 puntjes rechts bovenaan je scherm en kies Instellingen) 
• Ga naar Gesprekken
• Zet het schuifje 'Alle oproepen doorschakelen' op AAN
• Geef op waarheen de gesprekken moeten doorgeschakeld:
  • naar je voicemail
  • naar een ander nummer.

Afwezigheidsassistent 

Ook op Veldnet kun je in je profiel aangeven dat je afwezig bent voor een bepaalde periode en wie je vervanger is. Dit is natuurlijk heel handig voor de collega's die je via Veldnet opzoeken. De afwezigheidassistent van Veldnet is niet gekoppeld aan je automatische antwoorden in Outlook, dus dit moet je echt even apart instellen.

Hoe doe je dat?

• Klik links bovenaan het scherm op je profielfoto
• Kies voor 'Mijn profiel bewerken'
• Scroll naar 'Afwezigheidsassistent' 
• Vul je vakantieperiode in
• Geef eventueel aan wie je vervanger is
• Klik helemaal onderaan het scherm op Opslaan